IT-Budget-Planung – Kosten richtig kalkulieren & IT-Ausgaben strategisch steuern

Genau aus diesem Grund ist das IT-Budget zentraler Teil einer jeden Unternehmensplanung. Dieses strategische Werkzeug ermöglicht die ganzheitliche und übersichtliche Planung aller mit der Unternehmens-IT verbundenen Kosten. Das sorgt nicht nur für eine höhere Kosteneffizienz Ihres Betriebs, sondern bietet auch viele weitere Vorteile im Hinblick auf die IT-Sicherheit und Planbarkeit.

Als erfahrener IT-Refurbisher mit umfangreichen Dienstleistungen beraten und unterstützen wir täglich viele Unternehmen dabei, ihre alte IT-Ausstattung auszumustern und so Kosten zu reduzieren. Wenn auch Ihr Unternehmen IT-Kosten optimieren möchte, ist dieser Artikel gut für Sie geeignet. Im Folgenden finden Sie alle Informationen zum Thema IT-Budget sowie dessen Planung und Umsetzung. Außerdem zeigen wir Ihnen, inwiefern unsere Dienstleistungen Sie bei diesem Vorhaben effektiv unterstützen können.

Was genau ist ein IT-Budget?

Ein IT Budget umfasst alle finanziellen Ressourcen, die für die Informationstechnologie eines Unternehmens innerhalb eines bestimmten Zeitraums eingesetzt werden. Zu den wichtigsten Kostenpunkten zählen unter anderem Investitionen wie die Anschaffungskosten von neuer Hardware, aber auch laufende Kosten wie Softwarelizenzen, Energiekosten sowie Support- und Wartungskosten. Die IT-Budgetplanung dient dabei als strategisches Werkzeug, um die Kosten übersichtlich zu planen und die Kosteneffizienz zu erhöhen.

Warum ist eine IT-Budgetierung unverzichtbar?

Für jedes Unternehmen mit IT-Ausstattung ist die Planung der Kosten unerlässlich. Besonders bei umfangreichen IT-Systemen können die Kosten aufgrund versteckter Posten schnell in die Höhe wachsen. Kommt noch ein fehlender Überblick hinzu, kann es im Nachgang ungleich schwerer werden, die Ausgaben zu senken, ohne die Produktivität des Unternehmens zu beeinträchtigen. Auf dieser Grundlage hat eine effiziente und gründliche IT-Budgetplanung in mehrfacher Hinsicht Bedeutung für den Unternehmenserfolg:

• Gesteigerte Wettbewerbsfähigkeit: Durch die Senkung Ihrer IT-Kosten werden Ihre Betriebskosten gesenkt, was Ihr Unternehmen im Vergleich wettbewerbsfähiger macht. Durch eine übersichtliche Planung verringern Sie nicht nur die Kosten der Total Cost of Ownership, sondern auch den Aufwand für die Verwaltung.
• Höhere Sicherheit: Da auch die regelmäßige Wartung und Updates im IT Budget berücksichtigt werden, werden diese nicht vergessen. Auf diese Weise schützen Sie Ihre IT-Systeme vor Angriffen und Gefahren von außen. Außerdem verringern Sie so die Ausfallzeiten Ihrer Systeme, was die Produktivität Ihres Unternehmens steigert.
• Schnellere Innovationen: Durch die präzise geplanten Kosten behalten Sie immer den Überblick über freie Potenziale, die Sie in die Innovationen Ihrer IT-Systeme oder Produktionstechnologien investieren können. Außerdem können Sie schnell die notwendigen Kosten ermitteln, wenn Sie alte durch neue IT-Systeme ersetzen möchten.

IT-Budget als Unternehmen strukturiert planen

Um Ihnen einen genauen Einblick in die einzelnen Bereiche der IT-Budget-Planung zu bieten, möchten wir Ihnen im Folgenden die einzelnen Kostenblöcke zeigen, die in jedem Finanzplan berücksichtigt werden müssen. Außerdem gehen wir darauf ein, wie Sie die notwendigen Ausgaben minimieren und unnötige vermeiden können.

Anschaffungskosten der IT-Hardware

Der erste Kostenpunkt ist die Investition in die entsprechende IT-Hardware – also die Anschaffungskosten. Wenn Sie Ihren Betrieb mit neuen Servern aufrüsten oder Ihre Mitarbeiter mit neuen Laptops, Computern oder Tablets ausstatten möchten, sollten Sie die Kosten möglichst effizient kalkulieren. 

Auf dieser Ebene sollten Sie bereits darauf achten, dass Ihre neuen Geräte alle nötigen Funktionen aufweisen, die Ihr Betrieb benötigt. Das erspart Ihnen die Anschaffung unnötiger IT-Geräte und senkt Ihre Betriebskosten zusätzlich. Auch auf die Energieeffizienz der neuen Geräte sollte geachtet werden, um die laufenden Kosten zu minimieren.

Wartungskosten und andere laufende Kosten

Neben den Anschaffungskosten fallen im gesamten Kostenmanagement vor allem die laufenden Kosten ins Gewicht. Dazu zählen mehrere Aspekte, die sich unkontrolliert schnell summieren können:

• Energiekosten: Energiekosten fallen nicht nur bei der aktiven Nutzung von IT-Geräten an, sondern auch, wenn sie im Standby-Modus verweilen. Durch eine zielgerichtete und effiziente Nutzung können Sie diese laufenden und versteckten Kosten minimieren.
• Wartungskosten: Jedes IT-Gerät muss regelmäßig gewartet werden. Sei es, um größeren Reparaturen vorzubeugen, oder zur Reinigung.
• Lizenzen: Zu den Lizenzen gehören nicht nur Programme, sondern auch Dienste fürs Cloud-Computing. Diese sollten regelmäßig kontrolliert werden, um unnötige Abonnements zu kündigen.

Eine geeignete Methode, um die Gesamtkosten von der Anschaffung über die Nutzung bis hin zur endgültigen Entsorgung zu planen, ist das Life-Cycle-Management. Hierfür gibt es verschiedene Untermodelle wie zum Beispiel das Mobile Device Lifecycle Management für mobile Geräte wie Tablets oder Smartphones. Hiermit können Sie weit vorausplanen und sich für die kosteneffizientesten Lösungen entscheiden.

Kosten für Softwarelizenzen

Zwar gehören Softwarelizenzen auch zu den laufenden Kosten, sie verdienen jedoch einen eigenen Kostenpunkt in der Betrachtung. SaaS (Software as a Service) ist für die Nutzung von Office-Programmen oder spezialisierten Anwendungen notwendig. 

Da die Lizenzpakete oft für zahlreiche Endgeräte erworben werden müssen, können sie mit hohen laufenden Ausgaben einhergehen. Auch diese gilt es im Rahmen der IT-Budgetierung im Blick zu behalten und zu optimieren. Beispielsweise können durch Programme, die gleich mehrere Funktionen bieten, unnötige Abonnements gekündigt werden.

Wir entlasten Ihr IT-Budget mit unserem IT-Ankauf

Wenn Sie nach einer wirtschaftlichen Lösung für die Entsorgung Ihrer alten IT-Geräte suchen, kann unser Hardware-Ankauf Ihr IT-Budget entlasten. Ab 100 IT-Arbeitsplätzen bauen wir Ihre Geräte an einem vereinbarten Termin aus und transportieren sie zu unserem Unternehmen – auf Wunsch unter besonderen Sicherheitsmaßnahmen wie GPS-Tracking und verplombten Aluminiumcontainern. 

Wir zahlen Ihnen für jedes gebrauchte Gerät einen marktüblichen Preis. Diesen verrechnen wir mit den Kosten unserer Leistungen. Dabei entsteht unterm Strich in aller Regel ein klarer Gewinn für Ihr Unternehmen, was Ihr IT-Budget spürbar entspannt.

Dabei nehmen wir grundsätzlich alle IT-Geräte an – vom PC und Laptop bis hin zu Smartphones und Tablets. Mit unserem Server-Ankauf ist zum Beispiel auch ein groß angelegter Rechenzentrum-Rückbau möglich. Im Hinblick auf die Datensicherheit sind Sie bei uns bestens aufgehoben: Mit verschiedenen Löschverfahren entfernen wir alle Daten vollständig und unwiederbringlich. 

Defekte Datenträger werden von uns geschreddert. Auf diese Weise halten wir alle Vorgaben der IT-Compliance ein. Dank umfangreicher Lösch- und Vernichtungsprotokolle stellen wir die Einhaltung aller Nachweispflichten sicher.

Übrigens leisten Sie mit unserem Service auch einen Beitrag zum Umweltschutz: Nachdem Ihre Geräte gelöscht sind, bereiten wir sie wieder auf und bringen die Software auf den aktuellen Stand. Anschließend können andere Unternehmen, Institutionen und Endverbraucher Ihre alten Geräte als Refurbished IT kaufen. Damit helfen Sie dabei, natürliche Ressourcen zu schoschonen, ermöglichen es anderen Verbrauchern, günstig voll funktionsfähige IT zu erwerben.

IT-Budget planen und Altgeräte ökonomisch entsorgen

Mit einer professionellen Planung des IT-Budgets stellen Sie Ihr Unternehmen für die Zukunft auf. Reduzieren Sie Ihre Kosten, schaffen Sie finanzielle Mittel für Innovationen und sorgen Sie für eine höhere Sicherheit Ihrer Daten und Ihres Netzwerks. Wenn Sie nach einer kosteneffizienten und komfortablen Lösung für die Entsorgung und Datenlöschung Ihrer Altgeräte suchen, wenden Sie sich jederzeit an uns. Wir übernehmen die Entsorgung und die Datenvernichtung. 

Darüber hinaus profitieren Sie wirtschaftlich, da Sie eine marktübliche Vergütung für Ihre ausgedienten Komponenten und Geräte erhalten. Treten Sie jetzt mit uns in Kontakt und sichern Sie sich einen Service, der Ihre Unternehmensziele unterstützt: sicher, wirtschaftlich und nachhaltig.