DSGVO-Datenlöschung richtig umsetzen: Löschkonzept, Nachweise und typische Fehler

In diesem Artikel beleuchten wir die Bestimmungen der DSGVO zum Umgang und zur Löschung sensibler Daten und zeigen Ihnen, wie Sie diese Anforderungen erfüllen können. Darüber hinaus erfahren Sie, wie wir Sie als IT-Refurbisher mit unserer Expertise im Bereich Datenschutz unterstützen können.

Was genau ist die DSGVO?

Bevor wir auf die konkreten Regelungen der DSGVO eingehen, möchten wir zunächst erläutern, worum es sich bei der Regelung genau handelt. DSGVO ist eine Abkürzung für Datenschutz-Grundverordnung. Diese Satzung gilt seit dem 25. Mai 2018 EU-weit und stärkt die Rechte von Verbrauchern, indem sie den Umgang mit ihren Daten auf Unternehmensseite reglementiert. 

Darunter fallen die Bereiche Erhebung, Speicherung und Nutzung. Alle Unternehmen, die mit personenbezogenen Daten arbeiten, müssen hohe Anforderungen im Hinblick auf Transparenz und Sicherheit erfüllen.

Sichere Verwaltung von Daten

Ein wichtiger Aspekt sind die Dokumentationspflichten. Unternehmen müssen ihre Datenverarbeitung und die Sicherheitsvorkehrungen dokumentieren. Um die Umsetzung der Bestimmungen zu gewährleisten, sind Unternehmen auch dazu verpflichtet, einen Datenschutzbeauftragten zu bestimmen. Doch gibt es noch weitere Rechtsvorschriften:

• Zweckbindung: Daten müssen für festgelegte, klar definierte Zwecke erhoben werden. Eine Weiterverarbeitung für unvereinbarte Zwecke ist untersagt.
• Datenminimierung: Es dürfen für jeden definierten Zweck nur so viele Daten wie nötig gespeichert werden.
• Datenlöschung: Daten müssen gelöscht und anonymisiert werden, wenn der definierte Zweck erfüllt wurde oder nicht mehr besteht.
• Sicherheit: Unternehmen müssen geeignete technische oder organisatorische Maßnahmen implementieren, um Daten vor dem Zugriff Dritter oder anderem Missbrauch zu schützen. Dazu zählen Verschlüsselungen, Zugriffsbeschränkungen und Pseudonymisierungen.

Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“)

Ein besonderer Zusatz ist der Art. 17 DSGVO. Dabei handelt es sich um das Recht auf Löschung, das auch als das „Recht auf Vergessenwerden“ bezeichnet wird. Dieses Recht ermächtigt Personen, die Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten widersprechen.

Dieser Anspruch kann zum Beispiel geltend gemacht werden, wenn der Zweck der Datenspeicherung erfüllt wurde oder wenn die Daten unrechtmäßig erhoben wurden. Um das Recht geltend zu machen, können betroffene Personen nach Art. 17 DSGVO einen Löschantrag beim jeweiligen Unternehmen einreichen.

Best Practices zur DSGVO-konformen Datenlöschung

Aufgrund der teils umfangreichen Regelungen kann die Einhaltung der DSGVO für viele Unternehmen eine echte Herausforderung sein. Es gibt viele Fristen zu beachten und es werden sichere und überprüfbare Sicherheits- und Löschkonzepte vorausgesetzt. Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige bewährte Best Practices, um ein sicheres ISMS (Information Security Management System) zu etablieren, das die Vorgaben der DSGVO erfüllen kann:

• Löschkonzept: Den Überblick zu behalten, ist von zentraler Bedeutung. Dokumentieren Sie alle Daten in eigenen Kategorien. Zum Beispiel Informationen über Mitarbeiter, Bewerber und Kunden.
• Regelmäßige Überprüfung: Definieren Sie einen regelmäßigen Turnus, um alle Daten im Hinblick auf ihre Zweckmäßigkeit zu überprüfen.
• Löschprotokolle: Dokumentieren Sie, wann welche Daten gelöscht wurden, um etwaige Nachweispflichten erfüllen zu können.
• Schulungen: Schulen Sie Ihre Mitarbeiter regelmäßig im Hinblick auf den Umgang mit und die Verarbeitung von Daten.
• Datensicherheitsbeauftragte: Schaffen Sie eine verantwortliche Position, die die Aufsicht und Durchführung der Datenlöschung inne hat.
• Automatisierungen: Implementieren Sie IT-Systeme, die bestimmte Daten nach einem definierten Zeitraum automatisch löschen.
• Backup-Löschung: Achten Sie insbesondere darauf, dass personenbezogene Daten nach Ablauf ihrer Speicherfrist auch aus Backups und Archiven entfernt werden.
• Löschanträge erfüllen: Sie sollten innerhalb eines Monats auf Löschanträge gemäß Art. 17 DSGVO reagieren, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Wir unterstützen Sie bei der DSGVO-Datenlöschung

Unternehmen stehen im Hinblick auf die Erfüllung der DSGVO vor einigen Herausforderungen. Falls Sie Ihren Betrieb in dieser Hinsicht entlasten möchten, können wir Ihnen unsere Dienstleistungen nur empfehlen.

Wir bieten nicht nur Unterstützung bei der Erfüllung der DSGVO, sondern machen die Herausforderung zu einer echten Chance für Ihr Unternehmen. Im Folgenden führen wir aus, wie unser Refurbishment- und Löschprozess Ihren Betrieb nicht nur logistisch, sondern auch finanziell entlastet.

Terminvereinbarung und Abholung Ihrer Altgeräte

Unser erprobter Prozess beginnt mit einem Erstgespräch. Wir stellen Ihnen einen persönlichen Ansprechpartner zur Seite. Im Gespräch erfassen wir, welche Geräte samt Speichermedien Sie entsorgen möchten und welche Sicherheitsstandards bei der Löschung implementiert werden müssen.

Danach wird ein Termin für die Abholung Ihrer Geräte vereinbart. Am Stichtag bauen wir Ihre IT-Geräte ab und transportieren sie unter entsprechenden Sicherheitsvorkehrungen zu unserem Unternehmen. Dort erfolgt der Wareneingang und Sie erhalten ein umfangreiches Protokoll, das alle Ihre Geräte samt Seriennummer und Anzahl beinhaltet.

Sichere Datenlöschung gemäß DSGVO

Nachdem Ihre Geräte bei uns eingegangen sind, beginnen wir mit der Datenlöschung. Wir prüfen Ihre Geräte auf zusätzliche Datenträger und wenden Verfahren für die zertifizierte Datenlöschung an, die Ihre Geräte von allen Daten bereinigen. Die Löschung erfolgt dabei unwiderruflich und in einem zugangsgesicherten Bereich, um maximale Sicherheit zu gewährleisten. Beschädigte Datenträger oder Geräte werden durch Schreddern vernichtet. Wir erstellen für Sie ein umfangreiches Löschprotokoll, mit dem Sie alle Nachweispflichten erfüllen können.

Aufbereitung und Auszahlung

Falls Sie sich fragen, was unsere Dienstleistung kostet, ist die Antwort eine positive Überraschung: in der Regel nichts. Bei unserem Service handelt es sich um einen Hardware-Ankauf. Das bedeutet, wir zahlen Ihnen für Ihre Altgeräte den aktuellen Marktpreis. Diesen Betrag verrechnen wir mit den Kosten für unsere Dienstleistungen. In der Regel entsteht für unsere Kunden dabei ein spürbarer finanzieller Vorteil, der zum Beispiel direkt in neue IT-Geräte investiert werden kann.

Wir können Ihnen dieses unschlagbare Angebot machen, da wir Ihre alten Geräte neben der Datenlöschung grundreinigen, wiederaufbereiten und softwaretechnisch auf den neuesten Stand bringen. Danach können Institutionen oder Endverbraucher diese Geräte als gebrauchte IT kaufen. Durch diesen Prozess profitieren Sie also nicht nur finanziell, sondern können auch den CO₂-Fußabdruck Ihres Unternehmens verringern, da Sie dabei helfen, natürliche Ressourcen zu schonen.

Sicher Daten löschen und Ihr Unternehmen entlassen

Ihr Unternehmen arbeitet mit personenbezogenen Daten und Sie suchen eine Lösung für die sichere Löschung? Dann sind wir Ihr erster Ansprechpartner. Treten Sie mit uns in Kontakt und wir übernehmen die sichere und unwiederbringliche Löschung aller Daten. Profitieren Sie von unseren erprobten Dienstleistungen und effizienten Prozessen.

Wir transportieren Ihre Datenträger zu unserem Unternehmen, nehmen eine Datenlöschung nach modernen Standards vor und lassen Ihnen umfangreiche Protokolle zukommen. Zudem profitieren Sie finanziell durch den Verkauf Ihrer Altgeräte. Rufen Sie an und sichern Sie sich ein persönliches Beratungsgespräch.

Häufig gestellte Fragen über die DSGVO

Sollten an dieser Stelle noch Fragen zur Datenlöschung gemäß DSGVO oder unseren Dienstleistungen offen sein, werden Sie hier fündig. Im Folgenden haben wir die häufigsten Fragen von Unternehmen gesammelt und übersichtlich für Sie beantwortet:

Was droht Unternehmen bei Nichteinhaltung der DSGVO?

Verstöße können mit hohen Bußgeldern geahndet werden. Diese können im Höchstfall 20 Millionen EUR betragen.

Für welche Daten gelten Aufbewahrungspflichten?

Gesetzliche Aufbewahrungspflichten gelten für Personalakten, Steuerunterlagen und Geschäftsberichte. Diese steuerrelevanten Informationen unterliegen einer eigenständigen Zweckbindung, welche die Löschung gemäß DSGVO zeitlich verschiebt.

Wie lange sind die Löschfristen für personenbezogene Daten?

Laut DSGVO müssen Daten unverzüglich gelöscht werden, sobald ihr vordefinierter Zweck erfüllt ist. Im Hinblick auf Mitarbeiterdaten gelten Löschfristen von 2 bis 3 Jahren. Daten abgelehnter Bewerber müssen nach 6 Monaten gelöscht werden.